Minst tre språk behövs i affärslivet i Svenskfinland

Vad har du skrivit i dag, under den senaste veckan eller senaste månaden? Vilka språk använder du med dina kolleger? Dylika frågor om vardaglig språkanvändning och kommunikation i arbetslivet, speciellt om skrivande i affärslivet, ställer vi i projektet FISKAR, Finlandssvenskars skrivande i arbetslivet. Vi vill väcka språklig medvetenhet och uppmärksamma i synnerhet de inhemska språken, finska och svenska, i arbetslivet.

Vår forskning visar nämligen att de inhemska språken behövs, det vill säga att svenskspråkiga finländare behöver både svenska och finska i sitt dagliga arbete. Dessutom behövs andra språk, inte minst engelska. För de som medverkar i vårt projekt verkar ändå inte engelskan vara det viktigaste språket i arbetslivet, utan finskan och svenskan används mångsidigt i både tal och skrift, i synnerhet i interna kommunikationssituationer.

Skriftbaserat arbetsliv

Forskning om skrivande i olika samhällssektorer visar att arbetslivet i hög grad är skriftbaserat. Datoriseringen och kraven på dokumentation, som finns i de flesta branscher och arbetsuppgifter i dag, leder till att många behöver skriva i och om sitt arbete. I vår forskning har vi i en enkätstudie och intervjustudie ställt frågor om skriftpraktiker, bland annat skrivsituationer, kommunikationskanaler och språkval, till finlandssvenskar. Vi är intresserade främst av rutiner och praxis kring skrivandet (skriftpraktiker) samt skrivsituationer och texter (skrifthändelser). Samtidigt får vi viss information om muntlig kommunikation. Som finlandssvensk har vi räknat en finländare som har svenska som skolbildningsspråk, både en- och tvåspråkiga personer.

Metodologiska utmaningar

Det är inte lätt att få fram information om skriftpraktiker och skrifthändelser på arbetsplatser, i synnerhet inte från affärslivet. Lagstiftningen, till exempel arbetsavtalslagen och lagen om företagshemligheter, gör det svårt att följa en person under en arbetsdag. För vår forskning har vi därför använt en brett riktad anonym enkät som besvarades av 159 personer och anonymiserade intervjuer med 18 personer i näringslivet för att få veta mer om vad man skriver, till vem och på vilket språk. Vi bygger alltså på självrapporterad användning, väl medvetna om att en person kan säga att hen gör på ett sätt men sedan i den faktiska verkligheten göra på ett annat sätt. Här har vi avgränsat vår undersökning till den privata sektorn, dvs. affärslivet, och antalet svar i enkäten som rör det här området är 63.

De som väljer att svara på en enkät eller delta i en intervju om språk och kommunikation har antagligen själva något slags intresse av språk och kommunikation. Enkäten var öppen i september 2017 och spreds i olika nätverk. För intervjuerna sökte vi finlandssvenskar som arbetar med expertuppgifter i den privata sektorn och inte är proffsskribenter. Vi sökte personer vars arbete egentligen inte innefattar skrivande, i motsats till exempelvis informatörer, redaktörer, journalister och så vidare.

Under de tvåspråkiga intervjuerna har vi varit två personer som intervjuar. Den ena av oss har talat svenska och den andra finska, den ena representerar den finlandssvenska minoriteten (liksom den intervjuade), den andra representerar den finskspråkiga majoriteten. Vi följde en intervjuguide och träffade alla intervjuade på deras arbetsplats, vanligen i ett mötesrum i företagets offentliga utrymmen.

De inhemska språken är viktiga

Vi frågade i enkäten efter olika slags muntliga och skriftliga kommunikationssituationer under den senaste månaden. Utifrån enkätrespondenternas svar var samtal med kolleger, telefonsamtal och möten vanliga hösten 2017, medan videokonferenser var mindre vanliga. En undersökning under den så kallade coronavåren 2020 skulle antagligen ge ett helt annat resultat, då många under undantagstillståndet har distansjobbat och använt videokonferenser och internetsamtal för både möten och inofficiella samtal med kolleger.

Över 70 procent av enkätrespondenterna som arbetar i den privata sektorn meddelar att de ”dagligen” använder både svenska och finska internt. I internkommunikationen är de inhemska språken särskilt viktiga. Den dagliga kommunikationen externt går främst på finska, men över 40 procent använder dagligen svenska externt. Då svarsalternativen ”dagligen” och ”varje vecka” sammanslås meddelar 92 procent att de använder finska och 71 procent att de använder svenska externt.

Engelska används varje vecka och i synnerhet i kommunikationen utanför företaget.

Ofta betonas engelskans roll i arbetslivet och i synnerhet i affärslivet. Den dagliga användningen av engelska är inte så omfattande men då vi sammanslår alternativen ”dagligen” och ”varje vecka” kan vi utläsa att 58 procent av enkätrespondenterna meddelar att de använder engelska internt och 67 procent att de använder engelska externt. Engelska används alltså varje vecka och i synnerhet i kommunikationen utanför företaget.

Våra intervjuinformanter bekräftar att de använder finska i sitt dagliga arbete. Trots att finska är det andra inhemska språket, och i synnerhet grammatiken upplevs som utmanande, anser de att deras kunskaper i finska är tillräckliga för de nuvarande arbetsuppgifterna. Kunskaperna i svenska kommer också till nytta på olika sätt. För de flesta gäller att de talar och skriver på svenska då mottagaren är svenskspråkig eller då mottagargruppen helst kommunicerar på svenska. I internationella bolag väljs ibland engelska som samarbetsspråk över nationsgränser i Norden. I en del fall måste engelska användas, speciellt då det gäller avtal och annan dokumentation som sänds vidare till ett moderbolag utomlands.

Språkvalet i de muntliga kommunikationssituationerna motsvarar mönstret i den allmänna språkanvändningen. Svenska används mest i samtal med kollegerna, finska används mest i telefonsamtal och i samtal med kollegerna, engelska används mest i telefonsamtal och under möten, samt i presentationer. Under intervjuerna framträder en liknande bild av att finska och svenska används mest i muntlig kommunikation.

E-post och informerande texter

De skriftliga kommunikationssituationerna och skrifthändelserna på jobbet är mångskiftande och språkvalet varierar. I enkäten frågade vi vad man skrivit och läst på de tre språken svenska, finska och engelska. Den vanligaste kommunikationssituationen på alla språk är e-post, vilket knappast förvånar någon. Alla hade skrivit e-post på finska, 90 procent på svenska och 84 procent på engelska. Problemet är att vi inte vet vad ”e-post” omfattar för skrifthändelser, eftersom det är en kommunikationskanal som kan förmedla olika slags innehåll.

Vi frågade enkätrespondenterna om specifika texter och kanaler samt språkval för dessa. En sammanställning av de vanligaste återges i diagrammet. Förutom e-post skriver enkätrespondenterna på de inhemska språken kortmeddelanden som Whatsappmeddelanden och sms. Andra vanliga skrifthändelser på svenska är inlägg i sociala medier, informerande brev och utskick samt utredningar eller rapporter. På finska skriver enkätrespondenterna bland annat formellare texter som genmälen och svar på reklamationer, informerande brev och utskick, offerter samt utredningar eller rapporter. På engelska skriver enkätrespondenterna till exempel inlägg i sociala medier, utredningar eller rapporter, kortmeddelanden, produktbeskrivningar samt kontrakt eller andra juridiska dokument.

Mångsidiga skriftpraktiker

Intervjuerna ger vid handen att olika individer verkar ha specialiserat sig på vissa skrifthändelser. På individnivå finns inte samma bredd och variation som enkätsvaren visar. Mängden text och längden på texterna varierar också beroende på arbetsuppgifterna. För någon är en lång text 2 sidor, för en annan är en lång text 7 sidor. I synnerhet i bank- och finansvärlden har behovet av dokumentation ökat och därmed även mängden text som ska skrivas. Sammantaget kan vi säga att dagens skriftbaserade affärsliv kräver en förmåga till mångsidigt skrivande – för finlandssvenskarnas del på tre språk.

Vårt projekt fortsätter med att analysera intervjuerna mer detaljerat. Vi behöver forskningsbaserad kunskap om skriftpraktiker och skrifthändelser i arbetslivet och faktorer som påverkar arbetet. Bland annat lärare och utbildare på olika nivåer behöver känna till och förstå de mångsidiga färdigheter som det skriftbaserade arbetslivet kräver.